Перевод сотрудников на удаленку: что нужно знать?

Перевод сотрудников на удаленку: что нужно знать?

Первый весенний месяц 2020 года заставил бизнес столкнуться с действительно сложными вещами. Одним из “хедлайнеров” года можно смело назвать перевод целых офисов на удаленку. С чем приходится сталкиваться, как эффективнее всего организовать удаленную работу на неопределенный срок и что делать, если своих ресурсов не хватает.

Тонкости перевода

У всех компаний, столкнувшихся с временным переводом сотрудников на удаленный формат работы, появляются две основные проблемы: защита информации и дисциплина.

Для этого компании должны иметь технические ресурсы, чтобы обеспечить качество работы на уровне. Наиболее комфортно чувствует себя бизнес, у которого максимально оцифрованы процессы, отчетности и коммуникации: колл-центры, ИТ-компании, digital-агентства и т. д.

И тут важно понимать: кого можно перевести на удаленку быстро без потери качества. Например, отдел маркетинга в отличие от отдела продаж и службы клиентской поддержки не потребует при переводе много ресурсов компании.

Организация процесса

На примере корпоративного колл-центра рассмотрим процесс перевода офисных операторов на удаленку. Первая техническая проблема — это корпоративные системы, которые раньше работали на офисном оборудовании, а теперь необходимо настраивать их на домашних компьютерах операторов. Здесь возникает ряд проблем и с защитой данной, что требует дополнительного ПО. В процессе перевода со стопроцентной вероятностью службы ИТ столкнутся с техническими багами, которые нужно будет устранять в авральном режиме.

Так как колл-центры — это, в первую очередь, про голосовую связь с клиентами, не все сотрудники службы поддержки смогут работать из дома. Всеобщий карантин и самоизоляция отправили по домам детей, родителей и супругов. Соблюдать тишину и спокойствие, в данном случае, не всегда возможно. Поэтому часть сотрудников просто не смогут выполнять свои обязанности.

Еще одна реальность, с которой сталкиваются компании сейчас, это настройка коммуникации и контроля за работой операторов.

Наш опыт удаленной работы

“Открытая Линия” уже давно работает по принципу смешанной занятости. Часть операторов находятся в офисе, а часть на удаленке в разных городах. Поэтому всероссийский перевод сотрудников на дом не стал для нас головной болью. Благодаря ранее налаженным процессам коммуникации, контроля за исполнением, системе отчетности нам удалось быстро и безболезненно перевести на дом офисных операторов.

Несколько инструментов, которые мы используем для ежедневной работы с командой по всей стране:

  • Discord — приложение для корпоративной коммуникации и видеоконференций
  • Skype для общения внутри команды
  • Trello — доска планирования
  • Личный кабинет “Открытой Линии” — для отслеживания эффективности работы операторов
  • Системы CRM

Отчетность строится в ежедневном режиме. Все удаленные сотрудники отчитываются по сделанным за день задачам с наглядным результатом каждый день. Регулярные планерки и отчетность — то, что позволяет держать дисциплину в удаленных командах и работать эффективно.

*Чтобы поддержать бизнес в текущих условиях, до 30 апреля 2020, дарим БЕСПЛАТНЫЙ запуск проекта, а также 10% скидку на первые два месяца работы. Читать подробнее

О чем нужно помнить при переводе на удаленку

  • подготовить ИТ-службу к администрированию на удаленке;
  • закупить дополнительное оборудование, если не хватает всем сотрудникам (гарнитура, ноутбуки);
  • узнать, у кого домашний интернет позволяет работать без проблем;
  • нанять фрилансеров или аутсорсинговый колл-центр в качестве резерва на случай, если штатные сотрудники не смогут выполнять свои обязанности;
  • настроить дополнительное ПО для контроля качества работы удаленных сотрудников (чаты, видеоконференции);
  • в письменном виде обозначить регламент работы (время работы и предоставления отчетности, время планерок).

Умение подстраиваться под стремительно меняющиеся условия и делать это быстро, даст всем нам возможность пережить это сложное время и вернуться к привычной жизни.

Заявка на услугу со скидкой 5%

При оформлении заявки через эту форму,
вы получаете скидку 5%

Запрос стоимости /*отправка POST*/ /**/